Na podstawie Zarządzenia Nr 11 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Szczecinie w sekretariatach sądowych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

• repertoria;
• zbiory: wokand, wydanych orzeczeń, itp.;
• skorowidze alfabetyczno-numerowe;
• księgi pomocnicze (wykazy, kontrolki).

Wymienione wyżej urządzenia ewidencyjne mają charakter techniczo-organizacyjny i służą do rejestrowania spraw i czynności sądu.

Repertoria służą do ewidencjonowania spraw i kontrolowania ich biegu oraz do sporządzania zestawień i sprawozdań statystycznych o wynikach pracy sądów. Stanowią one również podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Do każdego repertorium prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy.

W każdym wydziale prowadzi się wykaz spraw, w których postępowanie zawieszono oraz kontrolkę wysyłanych akt.

Kierownik sekretariatu prowadzi w porządku chronologicznym zbiór wykazów spraw wyznaczonych na posiedzenia niejawne. Na zarządzenia przewodniczącego wydziału mogą być prowadzone – poza wymienionymi – również inne księgi pomocnicze dla rejestrowania określonych spraw lub czynności.

Dane zawarte w repertoriach, wykazach, kontrolkach i innych urządzeniach ewidencyjnych udostępniane są uczestnikom postępowania oraz na żądanie uprawnionych osób.